Assistant(e) de gestion administratif (ve)

la DSI recherche un·e Assistant(e) de gestion administratif(ve) pour assurer la continuité des missions administratives, logistiques et de coordination, tout en participant activement au suivi et à la mise en œuvre de certains projets numériques transversaux.

Gestion administrative et budgétaire

• Assurer le suivi administratif de la direction : gestion des courriers entrants et sortants, rédaction de notes, décisions et délibérations, classement et archivage

• Participer à la gestion budgétaire du service : préparation, suivi et exécution des dépenses (engagements, bons de commande, facturation, tableaux de suivi)

• Tenir à jour les tableaux de bord budgétaires et contractuels, en lien avec la direction et la comptabilité

• Participer à la rédaction et au suivi des marchés publics et contrats de maintenance informatique

• Assurer le suivi des stocks (cartouches d’encre, consommables, petit matériel) et des commandes associées

Support de premier niveau

• Assurer la réception, l’enregistrement et l’orientation des demandes de support des agents (premier niveau du service support).

• Identifier les demandes simples pouvant être traitées directement (réinitialisation de mot de passe, incidents mineurs, assistance bureautique de base)

• Assurer la communication entre les utilisateurs et les techniciens en cas de besoin d’intervention

• Contribuer à l’amélioration des processus de support et à la documentation des interventions

Coordination et gestion de projets numériques

• Participer à la préparation et au suivi de projets menés par la DSI : outils collaboratifs, dématérialisation, gestion documentaire, suivi d’équipements, etc

• Assister le Directeur dans la planification, le suivi et la coordination des projets en lien avec les prestataires et les services métiers

• Contribuer à la rédaction de cahiers des charges, à la documentation et au suivi des livrables

• Participer à la communication interne sur les projets numériques (notes, guides, réunions d’information)

Appui transversal et communication

• Aider à la préparation des comités de pilotage et réunions internes (convocations, comptes rendus, synthèses)

• Contribuer à la mise en forme et à la diffusion des documents produits par la DSI

• Participer à la veille organisationnelle et technologique du service

• Être force de proposition pour améliorer les processus internes et la coordination des activités de la DSI