Assistante de Direction service enfance, éducation, jeunesse

Rattaché(e) à la Direction de l’Enfance, des Sports et de la Culture, et placé(e) sous la responsabilité de la Directrice du service Enfance, Éducation, Jeunesse, vous assurez le soutien opérationnel et administratif de la direction.
Véritable interface entre la direction, les équipes et les partenaires externes, vous contribuez à la coordination des projets et au suivi des dossiers stratégiques liés à l’enfance, l’éducation et la jeunesse.

• Accueillir et orienter les familles, les agents et les partenaires (physiquement et par téléphone), en garantissant une qualité d’écoute et de service

• Organiser les rendez-vous et les réunions : gestion des agendas, réservation des salles, envoi des invitations et suivi logistique

• Préparer, organiser et rédiger les comptes rendus des réunions et commissions

• Assurer la gestion et la ventilation du courrier interne au service et le suivi des courriers sortants (retards des parents – Dotelec)

• Rédiger et suivre les actes administratifs (arrêtés, décisions, rapports, délibérations) ainsi que l’élaboration et le suivi des conventions pour les prestations extérieures

• Contribuer à la communication : préparation des maquettes et transmission des supports

• Optimiser l’utilisation du logiciel métier (Concerto) en fonction des besoins opérationnels du service

• Gérer et suivre les dépenses de fonctionnement liées aux activités péri et extrascolaires, à la restauration et à la jeunesse : devis, bons de commande, suivi budgétaire, validation des factures

• Suivre la gestion administrative des ressources humaines du service : congés, absences, badgeuse, compteurs de récupération

• Assurer le suivi du dossier de subvention CAF pour l’accueil des enfants en situation de handicap

• Organiser et coordonner les élections de parents d’élèves

• Faire preuve de polyvalence et de réactivité selon les besoins du service : gestion de situations de crise, suivi des inscriptions scolaires, saisie des effectifs, organisation administrative de l’accueil des enfants sortant de crèche, étude des tarifs réduits, projets éducatifs (Permis 2 roues et piéton), etc.